Huishoudelijk Reglement

1. Het bestuur

Het bestuur van studievereniging NOPFY bestuur uit een voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris intern en commissaris extern. Elke twee weken vindt er een bestuursvergadering plaats. Deze zal samen met de bestuursfuncties in dit hoofdstuk uitgelegd worden.

1.1 Voorzitter

1.1.1 Contact HAN

De voorzitter is verantwoordelijk voor het contact tussen de HAN en het bestuur/ de vereniging. De voorzitter heeft contact met Herman Berndt (vervangend instituutsdirecteur IPS) en houdt hem op de hoogte van de activiteiten van NOPFY.


1.1.2 Vergaderingen

De voorzitter plant en bereidt de vergadering voor door het maken van een agenda. De voorzitter zit de vergadering voor. Daarnaast dient de voorzitter overzicht te houden tijdens de vergaderingen. De voorzetter dient ook haar inbreng in.


1.1.3. Vertegenwoordiging NOPFY

De voorzitter is het gezicht van NOPFY en leidt en vertegenwoordigt daarmee de vereniging.


1.1.4 Controle

De voorzitter is verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van het bestuur. Hierbij is het belangrijk dat de voorzitter overzicht houdt over de taken die moeten worden uitgevoerd en dat zij bijstuurt waar nodig. Samen met het bestuur verdeelt zij taken en activiteiten over de verschillende commissies en is hier ook bij betrokken. Samen met de commissaris intern controleert zij of deze taken ook daadwerkelijk uitgevoerd worden.


1.1.5 Documenten

De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen en bewaren van de officiële documenten van NOPFY. Dit zijnde: de statuten, het beleidsplan, het huishoudelijk reglement, het privacybeleid, de bestuursoverdracht en het bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.


1.2 Secretaris

1.2.1. Congressus


Nieuwe leden schrijven zich in via de website. Via Congressus houdt de secretaris het ledenbestand bij. Via Congressus kan de secretaris makkelijk de ledenadministratie op orde houden.


1.2.2 Mail

De secretaris is verantwoordelijk voor de bestuursmail en de algemene NOPFY mail. Voor de bestuursmail laat zij aan de rest van het bestuur weten voor wie er mail binnen is. Daarnaast houdt zij deze mail ook geordend. Bij de algemene NOPFY mail stuurt zij mails door die voor de commissies bestemd zijn. Op alle overige mail reageert de secretaris zelf. Alle relevante binnengekomen mails bespreekt zij in de bestuursvergaderingen.


1.2.3 Notulen 

De secretaris is verantwoordelijk voor het schrijven van de notulen tijdens de bestuursvergaderingen en de NOPFY-meetings. Deze notulen zijn er zodat iedereen na de vergadering terug kan lezen wat er besproken is, welke afspraken er gemaakt zijn en welke taken nog uitgevoerd moeten worden. De secretaris zorgt ervoor dat de notulen van het bestuur binnen 2 dagen op de Googledrive van het bestuur staat. De notulen van de NOPFY-meeting moeten binnen 2 dagen op de Dropbox van NOPY staan.


1.2.4 Nieuwsbrief

De secretaris is samen met de commissaris extern verantwoordelijk voor de nieuwsbrieven. Elke 2 maanden komt er een nieuwsbrief uit voor de leden. Hierin wordt teruggeblikt op de afgelopen maanden, vooruitgekeken wat nog komen gaat en hierin staat het verenigingsnieuws.


1.2.5 Postvak

De secretaris is verantwoordelijk voor het legen van het postvak op de HAN. Deze zit op de begane grond in de C-vleugel, postvak 291.


1.2.6 Algemene Verordening Gegevensbescherming

NOPFY gebruikt persoonsgegevens voor het behouden van een ledenadministratie, voor het versturen van nieuwsbrieven en het versturen van uitnodigingen. NOPFY verwerkt gegevens van leden en reünisten.

De gegevens verwerkt de volgende persoonsgegevens: voornaam(en), achternaam, roepnaam, geslacht, geboortedatum, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

Deze persoonsgegevens worden bewaard zo lang iemand lid is. Wanneer het lidmaatschap opgezegd wordt, worden de persoonsgegevens verwijderd.


1.3 Penningmeester

1.3.1 Rabobank

NOPFY heeft een zakelijke bankrekening bij de Rabobank. Hiervoor hebben de voorzitter en de penningmeester een zakelijke bankpas. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de bankrekening. Met de Rabobank is een contract afgesloten, waardoor automatische incasso’s en het opnemen van grote geldbedragen mogelijk is. De penningmeester werkt met de Rabobank App, waarmee overschrijvingen gedaan kunnen worden. Bij de Rabobank wordt contant geld gestort.


1.3.2 Begroting

De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting voor de eerste ALV van het jaar. De begroting moet de verwachtte inkomsten en uitgaven bevatten.


1.3.3 Kasboek

De penningmeester houdt een kasboek bij. Hierin worden alle inkomsten en uitgaven van alle commissies genoteerd.


1.3.4 Facturen en offertes

Alle commissies zijn verplicht om offertes eerst goed te laten keuren door de penningmeester. Nadat de penningmeester een offerte heeft goedgekeurd, moet de commissie de factuur naar de penningsmeester sturen, zodat zij deze kan betalen. De penningmeester is verantwoordelijk voor het bewaren van de offertes en facturen.


1.3.5 Automatische incasso

De penningmeester schrijft ieder jaar het contributiegeld af via een automatische incasso. Daarnaast kan zij ook een deelname bedrag incasseren via een automatische incasso. Dit doet zij via Congressus.


1.3.6 Contant geld

De penningmeester is verantwoordelijk voor het bewaren van het contant geld uit de kassa’s. De penningmeester is daarnaast ook eindverantwoordelijk voor de kassa’s tijdens de feesten. Dit houdt in dat zij ervoor zorgt dat er genoeg geld in de kassa’s zit en dat aan het eind van de feesten de kassa’s geteld worden.


1.3.7 Jaarverslagen

Aan het eind van het jaar maakt de penningmeester een jaarverslag. Dit verslag bestaat uit een overzicht van de in- en uitgaven van de vereniging en wat er op dat moment op de balans staat. Tijdens de ALV van het studiejaar wordt dit verslag ook besproken.

Op de helft van het studiejaar (eind januari) wordt er ook een verslag gemaakt. Deze heeft dezelfde opzet als het jaarverslag.


1.3.8 Kascommissie

NOPFY heeft een kascommissie. Deze commissie controleert twee keer in het jaar het kasboek en de jaarverslagen. Dit wordt in samenwerking van de penningmeester gedaan.


1.4 Commissaris intern

1.4.1 Aanspreekpunt commissies

De commissaris intern is het eerste aanspreekpunt voor commissies. De commissaris intern is op de hoogte van de stand van zaken binnen de commissies. Hiervoor houdt de commissaris intern voorzittersvergaderingen met de voorzitters van de commissies. Hij informeert de rest van het bestuur over de voortgang van de commissies.


1.4.2 Opstellen nieuwe commissies

De commissaris intern is verantwoordelijk voor het opstellen van nieuwe commissies. Hij evalueert ten eerste de behoefte voor een nieuwe commissie. Daarna voert hij gesprekken met eventuele nieuwe commissieleden voor de nieuwe commissie. Wanneer alle leden voor de commissie gekozen zijn, kiest hij in samen met de commissie de voorzitter en bespreekt met hun de doelen voor de commissie. Na twee maanden evalueert hij met de nieuwe commissie de vooruitgang.


1.4.3. Nieuwe actieve leden

De commissaris intern voert gesprekken met eventuele nieuwe actieve leden. Tijdens deze gesprekken bespreekt hij hoe er gewerkt wordt binnen NOPFY, de verschillende commissies en wat er verwacht wordt van een actief lid. Vervolgens bespreekt hij het gesprek met het bestuur en wordt er besloten of er plek is voor een nieuw lid.


1.4.4 Evaluatiegesprekken

Alle nieuwe actieve leden krijgen na 3 maanden een evaluatiegesprek. Hierin wordt hun functioneren besproken en gekeken naar de vervolgstappen. Ook deze gesprekken worden besproken met het hele bestuur. Als de commissaris intern het nodig vindt, kan er voor gekozen worden om later nog een evaluatiegesprek te plannen.


1.5 Commissatis extern

1.5.1 Contact buiten de vereniging

De commissaris extern is verantwoordelijk voor alle contacten buiten de vereniging. Zij onderhoudt contacten met andere studieverenigingen, sponsoren en bedrijven.


1.5.2 Sponsoring en partners 

De commissaris extern zoekt naar nieuwe sponsoren en partners relevant voor de vereniging. Zij verzorgt de contracten met de sponsoren en partners en onderhoudt de contacten hiervoor.


1.5.3 Social media

Alle promotie die op een van de social media kanalen moet, sturen de commissie minstens 2 weken van de te voren naar de commissaris extern. Vervolgens maakt zij een planning om deze daadwerkelijk online te zetten. Daarnaast is zij ook verantwoordelijk voor het reageren op berichten op de social media kanalen.

NOPFY heeft de volgende social media kanalen: Facebook, Instagram, Linked-In en de website (www.nopfy.com ).


1.5.4 Jaarplanning

Aan het begin van elke studiejaar stelt de commissaris extern een jaarplanning op. Zij krijgt hiervoor van alle commissies hun jaarplanning doorgestuurd. Zij voegt deze samen tot 1 planning. Het is haar verantwoordelijk om deze jaarplanning gedurende het hele jaar op orde te houden en in de gaten te houden of alle activiteiten over het hele jaar verspreid zijn.


1.6 bestuursvergaderingen 

Elke twee weken wordt er een bestuursvergadering gehouden. Hierin worden zaken besproken die voor de hele vereniging van belang zijn en hierover worden beslissingen genomen. Besluiten worden genomen wanneer er een volstrekte meerderheid van stemmen onder de bestuursleden is. Als deze meerderheid er niet is, wordt er opnieuw gestemd. Er mag alleen gestemd worden als het gehele bestuur aanwezig is.


Het bestuur is verantwoordelijk voor het maandelijks organiseren van een NOPFY-meeting. NOPFY-meetings zijn vergaderingen met alle actieve leden van de studievereniging. Het bestuur stelt een agenda op en zit de vergadering met twee man voor. De secretaris notuleert deze vergadering, tenzij deze de meeting voorzit, dan notuleert de voorzitter. In de NOPFY-meetings wordt besproken waar het bestuur mee bezig is, waar de commissies mee bezig zijn en worden er algemene huishoudelijke mededelingen gedaan.


2. Bestuursverkiezing

Ten minste 1 keer per studiejaar vindt er een bestuurswissel plaats. Deze vindt plaats op de vrijdag van het introductiekamp. In maart begint het bestuur met het werven van een kandidaatsbestuur. Dit gaat door middel van open sollicitaties onder de actieve leden. Daarnaast mag het bestuur zelf mensen persoonlijk vragen voor een functie binnen het bestuur. Een bestuurslid moet in zijn of haar bestuursjaar een van de vier paramedische studies volgen aan de Hogeschool van Arnhem of Nijmegen. Daarnaast mag een bestuurslid tijdens zijn of haar bestuursjaar geen onderdeel uitmaken van een commissie, vanwege belangenverstrengeling. Het kandidaatsbestuur dient goed gekeurd te worden in de laatste ALV van het studiejaar voordat het bestuur in werking zal treden.


3. Beleidsplan

Het bestuur stelt aan het begin van het jaar een beleidsplan op, bestaande uit de begroting, beschrijving van bestuursfuncties en commissies en speerpunten voor komend studiejaar. Dit verslag dient gepresenteerd te worden tijdens de eerste ALV van het studiejaar. Deze moet officieel goedgekeurd worden en de penningmeester moet de verwante inkomsten en uitgaven kunnen verantwoorden.


4. lidmaatschap

4.1 Jaarlijkse contributie vanaf 1 juli 2018

Een verenigingsjaar loopt van 1 september tot 1 september van het volgende jaar. Het lidmaatschap loopt eveneens gedurende deze periode. Studenten kunnen zich aanmelden als lid wanneer zij studeren aan een van de paramedische studies aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, hieronder vallen de studies Fysiotherapie, Ergotherapie, Logopedie en Voeding en diëtetiek. Bij het lid worden heeft de student betaald en is hij akkoord gegaan met de algemene voorwaarden, zijnde dit huishoudelijk reglement, en met het privacy beleid van studievereniging NOPFY.

Via automatische incasso wordt ieder jaar het contributiegeld geïnd. Dit is 10 euro per verenigingsjaar.

Leden krijgen korting op activiteiten en bij verschillende bedrijven in Nijmegen.

Een lidmaatschap loopt jaarlijks door, tenzij iemand zich via de mail uitschrijft. De uitschrijving moet gedaan worden vóór 1 oktober, anders betaalt men alsnog contributiegeld en is men lid voor nog een verenigingsjaar. In augustus dient het huidige bestuur een herinneringsmail te sturen naar alle leden.  

De vereniging behoudt het recht om jaarlijks het contributiegeld te verhogen, mits dit goedgekeurd wordt tijdens een ALV.


4.2 Mensen die lid zijn geworden voor 1 juli 2018

Mensen die voor juli 2018 lid zijn geworden hebben eenmalig 15 euro betaald. Dit lidmaatschap geld voor hun hele studietijd. Deze leden zijn automatisch lid-af als zij afstuderen. Zij krijgen dan ook na hun studie geen korting meer op NOPFY activiteiten.


4.3 Ereleden

Studievereniging NOPFY heeft 1 erelid: Menno Pistorius. Menno Pistorius is oud-directeur van IPS.

 

4.4 Actieve leden 

Onder actieve leden wordt verstaan leden die lid zijn van tenminste één commissie. Actieve leden moeten ten alle tijden lid zijn van de vereniging.

 

4.5 Disclaimer

Deze disclaimer vermeldt dat een lid zich dient te gedragen naar de regels van de plek waar de activiteit plaatsvindt. Op het moment dat een lid zich misdraagt of schade maakt is de persoon zelf en niet de vereniging aansprakelijk.

Voor het nuttigen van alcohol gelden de nationaal wettelijke regels: onder de 18 geen drank en leden zijn zelf aansprakelijk voor hun gedrag. Indien een bar of café een boete opgelegd krijgt vanwege het alcoholmisbruik, kan deze verhaald worden op het overtredende lid. Drugs zijn op onze evenementen verboden, indien wij als NOPFY of de bar of kroeg waar het evenement georganiseerd wordt het vermoeden heeft van drugsgebruik wordt die persoon verwijdert van het evenement. Indien er schade wordt aangericht door drugsgebruik zijn de kosten hiervoor voor het overtredende lid.

Als laatste wordt er bij elke activiteit een termijn vermeld tot wanneer een lid zich aan- en af kan melden voor een activiteit.

Als een lid zich afmeldt na dit termijn heeft de vereniging het recht op het geld, wat via iDeal is betaald, te houden. Bijzondere omstandigheden kunnen worden gemeld bij het bestuur waarop deze het recht heeft om een uitzondering te maken.


5. Commissies

De vereniging telt 8 vaste commissies. Deze zijn: activiteitencommissie, feestcommissie, fotocommissie, introductiecommissie, kascommissie, reiscommissie, reünistencommissie en studie-inhoudelijke commissie.

Er kunnen altijd, als daar behoefte aan is, commissies worden geschrapt of nieuwe commissies worden opgericht door het bestuur. Het bestuur heeft het recht de commissies van verplichtingen te ontheffen.


Uitgebreidere uitleg van elke commissie staat in het beleidsplan en op de website.

Voor elke commissie geldt;

-          De commissie wordt (in principe) door het bestuur samengesteld op een door het bestuur gekozen wijze;

-          Alle commissies moeten bestaan uit studerende leden aan de opleidingen Fysiotherapie, Ergotherapie, Logopedie en Voeding en Diëtetiek aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen.

-          Elke commissie heeft een voorzitter die is gekozen door de commissie zelf met goedkeurig van het bestuur. De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van zijn of haar commissie.

-          De commissie dient binnen het door het bestuur beschikbaar gestelde budget te blijven. Dit jaar hebben niet alle commissies een budget. Zij zullen ervoor zorgen dat zij geen verlies draaien dit jaar.

-          Voor activiteiten waar de penningmeester van het bestuur niet bij aanwezig kan zijn, kan de penningmeester van de commissie een voorschot aanvragen. Beide bankpassen van het bestuur zijn persoonlijk en mogen niet worden uitgeleend.

-          De commissie draagt zelf zorg voor de realisatie en de evaluatie van hun activiteiten.

-          De commissie draagt zorg voor het opstellen van een draaiboek van haar activiteiten, met daarin een tijdsafbakening, het budget en een lijst van personen die aan een bepaalde activiteit meewerken.

-          Geen enkele commissie is gemachtigd zelfstandig een contract te ondertekenen. Dit gaat altijd in samenspraak met de commissaris extern.

-          De commissie verzorgt zelf het maken van haar promotie. Deze sturen zij door naar de commissaris extern, die er voor zorgt dat het op het juiste social media kanaal komt.

-          De commissie notuleert de in de commissievergaderingen genomen besluiten en archiveert deze notuleren.

-          De commissies hebben geen recht om zelf offertes te accepteren. Hiervoor wordt de penningmeester geraadpleegd.

-          Aankopen met een aankoopprijs van boven de honderd euro dienen door de commissies overlegd te worden met het zittende bestuur.

 

5.1 Lustrumcommissie

Wanneer de vereniging haar lustrumjaar viert bestaat er in het lustrumjaar een lustrumcommissie. De lustrumcommissie zal ervoor zorgen dat het lustrum van NOPFY groots gevierd gaat worden. Na het lustrumjaar houdt deze commissie op met bestaan.

 

5.2 NOPFY-weekend

De activiteitencommissie organiseert ieder jaar het NOPFY-weekend voor alle actieve leden. Dit weekend wordt georganiseerd met als doel een gezellig weekend met alle actieve leden voor de binding tussen de leden.


5.3 Verenigingskleding

Alle actieve leden krijgen een verenigingsshirt. Dit is een zwart T-shirt met naam, commissie en logo van NOPFY. De T-shirts worden besteld via het bestuur. Actieve leden zijn verplicht dit shirt te dragen tijdens vereniging gerelateerde activiteiten.


6. studentenkamer HAN

NOPFY heeft een kast in de studentenkamer van de HAN. Hier bevindt zich een gedeelte van de voorraad van de vereniging. De kas mag niet in de studentenkamer worden bewaard. De kas voor op school wordt bewaard bij het praktijkbureau.

De sleutel van de studentenkamer kan worden opgehaald bij de receptie van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, op vertoon van een HAN-pas. De studentenkamer kan door leden worden gebruikt voor vergaderingen of door het bestuur voor het uitdelen van ledenstickers. Daarnaast zal het bestuur er regelmatig aanwezig zijn voor vragen van leden.


7. Foto's

NOPFY gebruikt foto’s en video’s die gemaakt zijn tijdens activiteiten voor promotie-doeleinden. Een selectie van deze foto’s en video’s zal dan ook op social media geplaatst worden, worden getoond tijdens activiteiten en er zullen foto’s worden opgehangen in de C-vleugel van de HAN op Kapittelweg 33. De overige foto’s en video’s worden op de website en app geplaatst. De foto’s op de app zijn alleen zichtbaar voor leden. Mocht je bezwaar hebben tegen het delen van foto’s waar jij op staat, stuur dan een mail naar bestuur@nopfy.com waarin je dit kenbaar maakt. Voor alle activiteiten die NOPFY organiseert zal deze disclaimer van kracht zijn. Bij elke aanmelding van een lid voor een activiteit stemt het lid in met deze disclaimer. NOPFY heeft ten alle tijden recht om leden te verwijzen naar deze disclaimer.