1. Het bestuur
1. Het bestuur
Het bestuur van studievereniging NOPFY bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris intern, commissaris extern en commissaris promotie. Elke week vindt er een bestuursvergadering plaats. Deze zal samen met de bestuursfuncties in dit hoofdstuk uitgelegd worden.
1.1 Voorzitter
1.1.1 Contact HAN
De voorzitter is verantwoordelijk voor het contact tussen de HAN en het bestuur/de vereniging. De voorzitter heeft contact met Mirelle Stuksette (Directeur Academie Paramedische Studies van de HAN) en houdt haar op de hoogte van de activiteiten van NOPFY.
1.1.2 Vergaderingen
De voorzitter plant en bereidt de vergadering voor door het maken van een agenda. De voorzitter zit de vergadering voor. Daarnaast dient de voorzitter overzicht te houden tijdens de vergaderingen. De voorzitter dient ook haar inbreng in.
1.1.3. Vertegenwoordiging NOPFY
De voorzitter is het gezicht van NOPFY en leidt en vertegenwoordigt daarmee de vereniging.
1.1.4 Controle
De voorzitter is verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van het bestuur. Hierbij is het belangrijk dat de voorzitter overzicht houdt over de taken die moeten worden uitgevoerd en dat hij bijstuurt waar nodig. Samen met het bestuur verdeelt hij taken en activiteiten over de verschillende commissies en is hier ook bij betrokken. Samen met de commissaris intern controleert hij of deze taken ook daadwerkelijk uitgevoerd worden.
1.1.5 Documenten
De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen en bewaren van de officiële documenten van NOPFY. Dit zijnde: de statuten, het beleidsplan, het huishoudelijk reglement, het privacybeleid, de bestuursoverdracht en het bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
1.2 Secretaris
1.2.1. Congressus
Nieuwe leden schrijven zich in via de website. Via Congressus houdt de secretaris het ledenbestand bij. Via Congressus kan de secretaris makkelijk de ledenadministratie op orde houden.
1.2.2 Mail
De secretaris is verantwoordelijk voor de bestuursmail en de algemene NOPFY mail. Voor de bestuursmail laat zij aan de rest van het bestuur weten voor wie er mail binnen is. Daarnaast houdt zij deze mail ook geordend. Bij de algemene NOPFY mail stuurt zij mails door die voor de commissies bestemd zijn. Op alle overige mail reageert de secretaris zelf. Alle relevante binnengekomen mails bespreekt zij in de bestuursvergaderingen.
1.2.3 Notulen
De secretaris is verantwoordelijk voor het schrijven van de notulen tijdens de bestuursvergaderingen, NOPFY-meetings en de Algemene Leden Vergaderingen. Deze notulen zijn er zodat iedereen na de vergadering terug kan lezen wat er besproken is, welke afspraken er gemaakt zijn en welke taken nog uitgevoerd moeten worden. De secretaris zorgt ervoor dat de notulen van het bestuur binnen 2 werkdagen op de Googledrive van het bestuur staat. De notulen van de NOPFY-meeting moeten binnen 2 werkdagen op de Dropbox van NOPFY staan.
1.2.4 Nieuwsbrief
De secretaris is samen met de commissaris extern verantwoordelijk voor de nieuwsbrieven. Elke 2 maanden komt er een nieuwsbrief uit voor de leden. Hierin wordt teruggeblikt op de afgelopen maanden, vooruitgekeken wat nog komen gaat en hierin staat het verenigingsnieuws.
1.2.5 Postvak
De secretaris is verantwoordelijk voor het legen van het postvak op de HAN. Deze zit op de begane grond in de C-vleugel, postvak 291.
1.2.6 Algemene Verordening Gegevensbescherming
NOPFY gebruikt persoonsgegevens voor het behouden van een ledenadministratie, voor het versturen van relevante e-mails en het versturen van uitnodigingen. NOPFY verwerkt gegevens van leden en reünisten.
De gegevens verwerkt de volgende persoonsgegevens: voornaam(en), achternaam, roepnaam, geslacht, geboortedatum, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
Deze persoonsgegevens worden bewaard zo lang iemand lid is. Wanneer het lidmaatschap opgezegd wordt, worden de persoonsgegevens verwijderd.
1.3 Penningmeester
1.3.1 Rabobank
NOPFY heeft een zakelijke bankrekening bij de Rabobank. Hiervoor hebben de voorzitter en de penningmeester een zakelijke bankpas. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de bankrekening. Met de Rabobank is een contract afgesloten, waardoor automatische incasso’s en het opnemen van grote geldbedragen mogelijk is. De penningmeester werkt met de Rabobank App, waarmee overschrijvingen gedaan kunnen worden. Bij de Rabobank wordt contant geld gestort.
1.3.2 Begroting
De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting voor de eerste ALV van het jaar. De begroting moet de verwachtte inkomsten en uitgaven bevatten.
1.3.3 Kasboek
De penningmeester houdt een kasboek bij. Hierin worden alle inkomsten en uitgaven van alle commissies vermeld.
1.3.4 Facturen en offertes
Alle commissies zijn verplicht om offertes eerst goed te laten keuren door de penningmeester. Nadat de penningmeester een offerte heeft goedgekeurd, moet de commissie de factuur naar de penningsmeester sturen, zodat hij deze kan betalen. De penningmeester is verantwoordelijk voor het bewaren van de offertes en facturen.
1.3.5 Automatische incasso
De penningmeester schrijft ieder jaar het contributiegeld af via een automatische incasso. Daarnaast kan hij ook een deelname bedrag incasseren via een automatische incasso. Dit doet hij via Congressus.
1.3.6 Contant geld
De penningmeester is verantwoordelijk voor het bewaren van het contant geld uit de kassa’s. De penningmeester is daarnaast ook eindverantwoordelijk voor de kassa’s tijdens de feesten. Dit houdt in dat hij ervoor zorgt dat er genoeg geld in de kassa’s zit en dat aan het eind van de feesten de kassa’s geteld worden.
1.3.7 Jaarverslagen
Voor de eerste ALV van het jaar maakt de penningmeester een jaarverslag over het afgelopen boekjaar. Dit verslag bestaat uit een overzicht van de in- en uitgaven van de vereniging en wat er op dat moment op de balans staat. Tijdens de eerste ALV van het studiejaar wordt dit verslag ook besproken.
Op de helft van het studiejaar (eind januari) wordt er ook een verslag gemaakt. Deze heeft dezelfde opzet als het jaarverslag. Deze wordt gepresenteerd in de ALV in februari/maart.
1.3.8 Kascommissie
NOPFY heeft een kascommissie. Deze commissie controleert twee keer in het jaar het kasboek en de jaarverslagen. Dit wordt in samenwerking van de penningmeester gedaan.
1.4 Commissaris intern
1.4.1 Aanspreekpunt commissies
De commissaris intern is het eerste aanspreekpunt voor commissies. De commissaris intern is op de hoogte van de stand van zaken binnen de commissies. Hiervoor houdt de commissaris intern voorzittersvergaderingen met de voorzitters van de commissies. Zij informeert de rest van het bestuur over de voortgang van de commissies.
1.4.2 Opstellen nieuwe commissies
De commissaris intern is verantwoordelijk voor het opstellen van nieuwe commissies. Zij evalueert ten eerste de behoefte voor een nieuwe commissie. Daarna voert zij gesprekken met eventuele nieuwe commissieleden voor de nieuwe commissie. Wanneer alle leden voor de commissie gekozen zijn, kiest zij samen met de commissie de voorzitter en bespreekt met hun de doelen voor de commissie. Na twee maanden evalueert zij met de nieuwe commissie de vooruitgang.
1.4.3. Nieuwe actieve leden
De commissaris intern voert gesprekken met eventuele nieuwe actieve leden. Tijdens deze gesprekken bespreekt zij hoe er gewerkt wordt binnen NOPFY, de verschillende commissies en wat er verwacht wordt van een actief lid. Vervolgens bespreekt zij het gesprek met het bestuur en wordt er besloten of er plek is voor een nieuw lid.
1.4.4 Evaluatiegesprekken
Alle nieuwe actieve leden krijgen na 1 maand een evaluatiegesprek. Hierin wordt hun functioneren besproken en gekeken naar de vervolgstappen. Ook deze gesprekken worden besproken met het hele bestuur. Als de commissaris intern het nodig vindt, kan er voor gekozen worden om later nog een evaluatiegesprek te plannen.
1.5 Commissaris extern
1.5.1 Contact buiten de vereniging
De commissaris extern is verantwoordelijk voor alle contacten buiten de vereniging. Zij onderhoudt contacten met andere studieverenigingen, sponsoren en bedrijven.
1.5.2 Sponsoring en partners
De commissaris extern zoekt naar nieuwe sponsoren en partners relevant voor de studievereniging. Zij verzorgt de contracten met de sponsoren en partners en onderhoudt de contacten hiervoor.
1.5.3 Social media
Alle promotie die op één van de social media kanalen moet worden geplaatst wordt ontworpen door de commissaris extern. Zij maakt daarbij een planning wanneer de promotie online komt. De commissies leveren een week voor plaatsing de bijbehorende informatie aan voor het bericht. Daarnaast is zij ook verantwoordelijk voor het reageren op berichten op de social media kanalen.
NOPFY heeft de volgende social media kanalen: Facebook, Instagram, Linked-In en de website (www.nopfy.com).
1.5.4 Jaarplanning
Aan het begin van elke studiejaar stelt de commissaris extern een jaarplanning op. Zij krijgt hiervoor van alle commissies hun jaarplanning doorgestuurd. Zij voegt deze samen tot 1 planning. Het is haar verantwoordelijk om deze jaarplanning gedurende het hele jaar op orde te houden en in de gaten te houden of alle activiteiten over het hele jaar verspreid zijn.
1.6 Commissaris promotie
1.6.1 Aanspreekpunt promotie
De commissaris promotie is het aanspreekpunt van commissies voor het plaatsen van de evenementen en mededelingen op alle social media.
1.6.2 Social Media
De commissaris promotie is hoofdverantwoordelijk voor de social media van S.V. NOPFY. Met behulp van deze pagina’s worden de volgers ingelicht over evenementen en ontwikkelingen binnen de vereniging.
1.6.3 Promotie
De commissaris promotie is verantwoordelijk voor de uiterlijke verzorging van het promotiemateriaal. Commissies dienen uiterlijk drie weken vóór aanvang van de activiteit het promotieformulier aan te leveren. Deze zal vervolgens binnen vijf werkdagen worden geplaatst. Daarnaast is de commissaris promotie mede met de promotiecommissie verantwoordelijk voor het maken van foto's op georganiseerde evenementen van S.V. NOPFY.
1.6.4 Contact met de promotie van de commissies
In het begin van het studiejaar zal de commissaris promotie met de desbetreffende commissieleden kortsluiten wat er verwacht wordt van de aangeleverde promotie. Daarnaastzal er halverwege het studiejaar een evaluatie moment plaatsvinden waarbij commissieledenkunnen aangeven hoe zij het vinden gaan betreft de promotie.
1.6.5 Activiteiten Kalender
De commissaris promotie plaatst evenementen van activiteiten op de website en activiteitenkalenderzorg en welzijn.
1.7 bestuursvergaderingen
Elke week wordt er een bestuursvergadering gehouden. Hierin worden zaken besproken die voor de hele vereniging van belang zijn en hierover worden beslissingen genomen. Besluiten worden genomen wanneer er een volstrekte meerderheid van stemmen onder de bestuursleden is. Als deze meerderheid er niet is, wordt er opnieuw gestemd. Er mag alleen gestemd worden als het gehele bestuur aanwezig is.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het maandelijks organiseren van een NOPFY-meeting. NOPFY-meetings zijn vergaderingen met alle actieve leden van de studievereniging. Het bestuur stelt een agenda op en zit de vergadering met twee man voor. De secretaris notuleert deze vergadering, tenzij deze de meeting voorzit, dan notuleert de voorzitter. In de NOPFY-meetings wordt besproken waar het bestuur mee bezig is, waar de commissies mee bezig zijn en worden er algemene huishoudelijke mededelingen gedaan.
